RFP（提案依頼書）の作り方｜記載項目・手順とそのまま使える構成例

リード文

RFP(提案依頼書)を作成する機会は、システム導入やコンサル会社の選定など、外部ベンダーへの発注プロセスで必ず訪れます。しかし、「何をどこまで書けばよいか」「記載項目が分からない」と感じる担当者も多く、その結果として内容が薄いRFPを出してしまい、ベンダーから表面的な提案しか受けられないという事態が起こりがちです。

質の高いRFPは、ベンダーから質の高い提案を引き出す設計図です。発注側が何を実現したいかを具体的に示すほど、提案内容の比較精度が上がり、自社のニーズに合ったベンダー選定ができます。

本記事では、RFPの記載項目、作成手順、そのまま活用できる構成例を解説します。

RFPとは・作成する目的

RFP(Request for Proposal)とは、発注者が複数のベンダーに対して自社の要件を提示し、具体的な提案書の提出を依頼する文書です。RFQとは異なり、単なる価格見積もりではなく、ベンダーの解決アプローチや体制、費用を含む総合的な提案を求めることが目的です。

RFPを作成することで発注者側にとっても、要件を言語化することで社内の認識が統一されるというメリットがあります。複数の関係者が関わるプロジェクトでは、RFP作成プロセス自体が合意形成の場になります。

記載すべき必須項目

RFPに記載すべき必須項目は、①会社・プロジェクトの概要、②背景と課題、③求める解決策の範囲、④要件(機能要件・非機能要件)、⑤スコープ(含む・含まない)、⑥スケジュール、⑦評価基準、⑧提案の提出方法・期限、の8項目です。

特に「スコープ」の明確化は重要で、発注側が「当然含まれる」と思っていた作業がベンダーのスコープ外だったというトラブルを防ぐうえで不可欠です。

作成手順

RFPの作成手順は、①目的・課題の整理(なぜこのプロジェクトを実施するか)→②要件定義(何を実現するか・現状と理想のギャップ)→③スコープ設定(どこまでを依頼するか)→④評価基準の設定(どう比較するか)→⑤文書化・レビュー→⑥ベンダーへの発送・質問対応、という流れで進めます。

作成時は、技術的な専門用語に頼りすぎず、ベンダー側が自社の業務を理解できるよう、現状の業務フローや利用者像を具体的に記述することが、質の高い提案を引き出すコツです。

要件の書き方

要件は機能要件(システムが何をできるか)と非機能要件(性能・セキュリティ・可用性など)に分けて記述します。機能要件は「〇〇ができること」という形で具体的に記載し、優先度(必須・あると良い・将来対応可)も明記するとベンダーが提案を絞りやすくなります。

非機能要件は「同時接続ユーザー数〇〇名を想定」「個人情報を扱うためISMSに準拠した管理が必要」といった形で、数値や基準を明示することが重要です。

評価基準の設定

RFPには評価基準と各項目のウェイト(重み付け)を明記することで、受領した提案を定量的に比較できます。評価項目の例として、解決アプローチの適切さ・実績・体制・費用・スケジュール・サポート体制などが挙げられます。

評価基準をあらかじめ開示することで、ベンダー側も重視すべき点を把握して提案を組み立てられるため、提案の質が上がります。

そのまま使える構成例

RFPの構成例として、①表紙(プロジェクト名・発行日・提出期限)→②会社概要→③プロジェクトの背景と目的→④現状と課題→⑤求める解決策の概要→⑥機能要件一覧(優先度付き)→⑦非機能要件→⑧スコープ定義(含む/含まない)→⑨スケジュール→⑩評価基準・ウェイト→⑪提案提出要領(形式・期限・質問対応方法)、という構成が実用的です。

この構成に沿って記載することで、ベンダーへの情報提供が漏れなく行え、受け取る提案の比較精度が高まります。

まとめ：RFPは「ベンダーに何を伝えるか」を明確にすることが品質を決める

質の高いRFPを作るには、自社の課題と要件を具体的に言語化し、スコープと評価基準を明示することが重要です。RFPの質がベンダーの提案の質を決めるという認識を持ち、社内の関係者を巻き込んで丁寧に作成することが、最終的な選定の精度を高めます。

Kb&X合同会社に相談できること

Kb&X合同会社では、RFPの作成支援からベンダー評価・選定まで、システム導入のプロセス全体を支援しています。

「RFPをどう書けばいいか分からない」という段階からご相談ください。